Como controlar o overhead de gestão em uma empresa de tecnologia

O overhead de gestão é o custo, principalmente em termos de tempo, de gerir uma equipe. Se, em uma situação hipotética, uma gerente de tecnologia comanda 30 subordinados diretos e deseja acompanhar de perto o trabalho do time com reuniões individuais de meia hora, uma vez por semana, terá quase metade de seu tempo de trabalho comprometido apenas com essa tarefa. Se reduzir então os encontros para de duas em duas semanas, é muito possível que, com desmarcações e imprevistos, passe mais de um mês sem que consiga trocar duas palavras com algum funcionário.

A época de avaliação de desempenho em um cenário assim seria outro tormento, com 30 processos e formulários para preencher. O gasto de tempo com tarefas de gestão – como aprovar férias, organizar a escala plantão para o monitoramento de incidentes, analisar promoções, solucionar conflitos etc. – em uma equipe desse tamanho, mesmo com o apoio do setor de recursos humanos da empresa, deixa qualquer gestor sobrecarregado. Uma liderança com essa carga dificilmente dispõe de tempo para conversar com um especialista técnico e avaliar os planos para o futuro. Escrever qualquer linha de código, então, nem pensar. 

Esse é um exemplo de overhead de gestão grande demais. Em tecnologia, mesmo com a divisão de carreiras em Y, com trilhas técnicas e administrativas separadas, é fundamental para o gestor ter envolvimento técnico, para:

• Acompanhar o que o time está fazendo
• Trabalhar em planos estratégicos e orçamentários de curto, médio e longo prazo
• Lidar com incidentes
• Ter condições de avaliar os colaboradores

Por isso, além das tarefas diretas de gestão de pessoas, é importante que o líder tenha tempo para atuar em projetos técnicos, mesmo que pequenos, de forma a se manter atualizado.

Risco de burnout

A situação de um profissional gestor sobrecarregado pode se agravar mais ainda se não houver um superior direto experiente para dividir os problemas mais espinhosos. É frequente que os superiores não tenham muito mais bagagem que seus subordinados, em empresas em que a força de trabalho é muito jovem. 

Casos assim dão origem a profissionais que trabalham 12 horas por dia para tentar cuidar de tudo, sentem que a equipe não está produzindo como deveria e deixam a empresa na primeira oportunidade que conseguem, buscando uma organização mais bem estruturada.

Burnout e ineficiência da equipe podem ser resultado direto de um desequilíbrio na montagem das equipes. O que se quer, em qualquer empresa, é:

• Aumentar a eficiência
• Diminuir o overhead da gestão

É preciso racionalizar o número de subordinados sob um líder, já que há um limite de quantas pessoas um gestor consegue comandar bem, embora não exista um número ideal universal. Muita gente pensa e estuda essa problemática há bastante tempo.

Span of control pequeno demais  

Em empresas jovens, que crescem com velocidade, pode haver o impulso de promover rápido os profissionais que se destacam, e em decorrência desse comportamento é possível encontrar situações em que 25% dos funcionários são gestores. Em um caso assim, o span of control seria de três (um chefe para três subordinados). E pode haver gestores que comandem apenas um outro colaborador. 

Times bem pequenos não são uma boa solução? Quase sempre não, porque o próprio fato de alguém ser gestor já implica uma série de deveres que tomam tempo. Existe um overhead de gestão inerente ao cargo. 

Um outro complicador é quando falta senioridade aos líderes. Gestores inexperientes precisam de mais tempo e gastam mais energia para comandar o time. Se houver muitas pessoas consumidas por tarefas de gestão, elas ficam impossibilitadas de dar contribuições técnicas. É uma imensa perda de potencial e de força de trabalho em uma companhia de tecnologia.

Quem faz gestão de equipes é bombardeado por problemas todos os dias, independentemente do tamanho do time. Quando o responsável pela equipe tem vivência e traquejo para agir, há uma economia de tempo e energia. Já um gestor sem experiência provavelmente precisa transferir parte de sua carga para seu próprio gestor ou mentor, consultando-o sobre o que fazer, e assim o overhead de gestão se multiplica. E, se o gestor inexperiente não faz nada, o conflito da equipe ou problema técnico ficam sem solução e prejudicam a produtividade.