Ritos de gestão: reuniões individuais e skip level

Em uma empresa de tecnologia, o acompanhamento profissional de cada colaborador deve ser feito de maneira constante, com um gestor determinado, mesmo que a equipe esteja organizada por projetos e não por área de atuação.

Reuniões semanais 1:1 com subordinados diretos

Esse tipo de reunião é muito frequente em tecnologia. Seus pontos positivos são:

• Criar um bom ritmo de encontros
• Poder ser resolvidas em meia hora
• Cancelamentos isolados não causarem grande prejuízo
• Suplantar o distanciamento imposto pelo home office ou por perfis introvertidos

Reuniões compõem uma parcela considerável do overhead de gestão, por isso é importante que sejam feitas de forma racional e com a máxima eficiência, sem perder o elemento pessoal que faz delas uma ferramenta única de desenvolvimento do material humano da empresa.

Racionalizar as reuniões significa usá-las para os poucos processos que funcionarão melhor de forma síncrona em vez de assíncrona (assíncrona por meio de comunicação por escrito, por exemplo). 

Boas práticas para reuniões em times de tecnologia incluem:

• Preparar e distribuir previamente pautas, agendas, apresentações e documentos para que as pessoas cheguem com conteúdo já lido e pensado para discutir
• Combinar tudo o que for possível de maneira assíncrona, antes da reunião, para torná-la  mais produtiva 

Reuniões skip level

As reuniões do tipo skip level são “reuniões pula-nível” em uma tradução direta. Nelas, um subordinado se reúne com quem manda no chefe dele. Esse tipo de encontro pode ser feito a pedido do colaborador e também de forma rotineira, individualmente ou em grupo. A frequência costuma ser menor: uma reunião a cada 45 dias ou dois meses.

Talvez o gestor identifique um talento que merece ser observado e cultivado, ou que descubra que seu subordinado direto – o gerente ou diretor do nível que está sendo “pulado” e que portanto não está presente na reunião – não está conseguindo dar conta de acompanhar o trabalho da equipe, por sobrecarga ou algum outro motivo menos nobre. 

O contato direto entre gestores e subordinados de seus subordinados aumenta o poder de supervisão, e dá aos funcionários mais confiança de que há na empresa espaço para que expressem suas ideias e preocupações.

Reuniões skip level não devem, por outro lado, ser solicitadas por pessoas tentando obter acesso direto aos altos níveis de liderança apenas para tentar se destacar, pois é muito improvável que a estratégia dê certo. Há que se ter em mente que gestores sêniores são, por natureza, pessoas difíceis de impressionar. Pode-se criar também situações constrangedoras de impressão de falta de lealdade ou de caráter dependendo do que se diz.

Não é saudável para uma organização quando existe uma impressão generalizada de que tudo se resolve com critérios subjetivos baseados em favorecimento pessoal, e de que alguns funcionários se aproveitam de brechas nos sistemas em benefício próprio. Esse tipo de percepção cria um clima ruim. Os processos da gestão de pessoas precisam ser muito claros e a gestão estar bem alinhada com eles.

O ideal é que os gestores de uma empresa funcionem como um algoritmo.

Se alguém perguntar a qualquer uma das lideranças hierárquicas “O que um colaborador precisa fazer para ser promovido do nível B para o nível A?”, as respostas deveriam  ser sempre semelhantes, demonstrando que todos têm os mesmos padrões de promoção e enxergam os processos da empresa pelo mesmo prisma. 

Conseguir essa uniformidade entre os gestores é uma tarefa trabalhosa, e a constância de ritos como as reuniões é um elemento importante para que as lideranças formem um grupo coeso e alinhado.